Обязательный электронный документооборот в грузоперевозках

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок, включая отправителя, получателя, перевозчика и экспедитора, обязаны направлять транспортные документы через ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов). Это требование закреплено в Федеральном законе от 07.06.2025 №140-ФЗ.

Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза. Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:

– грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта;

– заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом;

– экспедиторские документы, например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка;

– грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе.

Минтранс должен будет определить, в каких случаях допускается оформление документов на бумаге. Вероятно, это будут исключительные ситуации – например, при перевозке по местности без связи или для спецгрузов. Но такие детали станут известны ближе к 2026 году, когда Минтранс выпустит соответствующие приказы.

Для перевозки алкоголя действует отдельный график:

• до 1 марта 2026 года — допускается бумажная товарно‑транспортная накладная;
• с 1 марта 2026 года — обязательное использование ЭТрН, но с переходным периодом до 1 марта 2027 года (без штрафов за бумажный формат).

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)?

Транспортная накладная – это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.



В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно – новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.

Переход на транспортный ЭДО создает преимущества для бизнеса. Например, ускорение бизнес-процессов, сокращение расходов на доставку и хранение документов. Но помимо этого, он упрощает процессы и отдельных подразделений компании:

– руководитель получает полный контроль над логистическими операциями – электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени. Это повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов;

– бухгалтерия экономит время на обработке первичных документов и сводит к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН легко интегрируются с учетными программами, что упрощает подтверждение расходов на перевозку и вычеты по НДС;

– диспетчер службы логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему буквально за минуты. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО – это существенно ускоряет бизнес-процессы доставки груза;

– при электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП – не нужно ждать курьера или водителя с бумажными бланками.

Передача данных ЭТрН идет по защищенным каналам через аккредитованных операторов ИС ЭПД, что соответствует требованиям Минтранса и ФНС. Архив электронных перевозочных документов хранится в дата-центрах оператора ЭДО, доступ к нему контролируется — это безопаснее, чем хранение кип бумаг на складе.

Как выглядит электронная транспортная накладная?

ЭТрН – аналог бумажной транспортной накладной. Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подробности можно прочесть в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

– дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;

– штрафы за простой транспорта, задержку доставки;

– параметры транспортного средства;

– особые условия доставки груза и другие сведения.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Как обмениваться электронными транспортными накладными?

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:

– Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

– Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.

– Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).

– Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.

– Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.

– Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.

– Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

– ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Еще система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.

Когда не нужно оформлять ЭТрН?

При перевозке не всегда требуется транспортная накладная. Ее не оформляют в случаях, когда нет договора перевозки или в перевозке не участвуют привлеченные перевозчики. Электронный формат не меняет этих правил.

Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. В таком случае взаимоотношения сторон регулируются договором купли-продажи, и расходы на доставку включены в стоимость товара.

Если покупатель сам забирает товар или если компания перевозит грузы между своими филиалами своими же машинами. Разумеется, по согласованию сторон ее можно оформить для внутреннего контроля, но закон этого не требует.

Отсутствие обязанности иметь ЭТрН не освобождает от необходимости подтвердить расходы на транспортировку для налогового учета. Но это можно сделать другими документами. Например, договорами, актами или путевыми листами.